ถอดบทเรียนด้านการบัญชีการเงินและการบริหารภายใต้โครงการ Chevron Enjoy Science

โครงการพัฒนาด้านการศึกษาที่ได้รับเงินสนับสนุน 30 ล้านเหรียญสหรัฐ

บทความโดย อรฉัตร ปรีชาธนะศักดิ์

ผู้จัดการฝ่ายการเงินและการบัญชี,

โครงการ Chevron Enjoy Science, มูลนิธิคีนันแห่งเอเซีย

มูลนิธิคีนันแห่งเอเซียได้รับความไว้วางใจจาก บริษัทเชฟรอนประเทศไทยสำรวจและผลิตจำกัดให้เป็นผู้บริหารโครงการ “Chevron Enjoy Science:สนุกวิทย์ พลังคิด เพื่ออนาคต” ซึ่งเป็นโครงการพัฒนาด้านการศึกษาในประเทศไทยที่มีเงินสนับสนุนถึง 30 ล้านเหรียญสหรัฐ หรือกว่า1,000 ล้านบาท

ตลอดระยะเวลา 5 ปีของโครงการฯ ในฐานะผู้จัดการด้านการเงินและการบัญชีพบว่ามีองค์ประกอบมากมายในการบริหารงบประมาณของโครงการขนาดใหญ่นี้ให้สามารถดำเนินการไปได้อย่างมีประสิทธิภาพ โดยแบ่งออกเป็น 5 ข้อหลัก ดังนี้

1.ความสัมพันธ์ที่ดีของทีม (Relationships)
การสื่อสารและความสัมพันธ์ที่ดีระหว่างทีมทำงานและฝ่ายบัญชีเป็นส่วนสำคัญในการบริหารจัดการโครงการ Chevron Enjoy Science โครงการขนาดใหญ่ที่มีการจัดกิจกรรมมากว่า 50 กิจกรรม และดำเนินงานใน 64 จังหวัดทั่วประเทศ การให้ข้อมูลเกี่ยวกับงบประมาณที่เป็นปัจจุบันแก่ทีมงานที่ดูแลกิจกรรมต่าง ๆ ทำให้เกิดความราบรื่นในการทำกิจกรรมและมีความโปร่งใสในกระบวนการต่างๆทางการเงิน การมีหลังบ้านที่เข้มแข็งทำให้ทีมงานไม่ต้องกังวลเรื่องข้อจำกัดของงบประมาณสามารถบริหารจัดการและจัดกิจกรรมต่างๆ ได้อย่างมีประสิทธิภาพ จากคำพูดที่ว่า “การบัญชีที่ดี ทำให้มีเพื่อนดี” แต่จริง ๆ แล้วความสัมพันธ์ที่ดีของทีมต่างหากที่ทำให้เกิดการจัดการด้านบัญชีที่ดี

2. ความเชี่ยวชาญ (Expertise)
การพัฒนาศักยภาพของบุคลากร เป็นอีกส่วนหนึ่งที่ต้องให้ความสำคัญ ในทุกปีมูลนิธิคีนันฯ จะส่งบุคลากรเข้ารับการอบรมทางด้านวิชาชีพเพื่ออัพเดทความรู้ใหม่ๆ อยู่เสมอ จากประสบการณ์การบริหารการเงินกว่า 100 โครงการ ตลอดระยะเวลา 24 ปี ที่ร่วมงานกับมูลนิธิคีนันฯ ก็ยังคงมีอะไรให้เรียนรู้อีกมากมาย การเข้ารับการอบรมล่าสุดกับสภาวิชาชีพบัญชี ในพระบรมราชูปถัมภ์ ทำให้ได้รับความรู้ใหม่ ๆ เกี่ยวกับบัญชีบริหารเพื่อการวางแผนและการตัดสินใจ โดยมุ่งเน้นในส่วนของการนำข้อมูลทางการบัญชีการเงินแลบัญชีต้นทุนมาทำการวิเคราะห์และแปลความหมาย เพื่อนำไปใช้ประโยชน์ในการบริหารทั้งในด้านการวางแผน การควบคุม การประเมินและการวัดผลการดำเนินงาน ในขณะเดียวกันการอบรมนั้นก็ได้ขยายเครือข่ายความสัมพันธ์ของคนในแวดวงการบัญชี ดังนั้นพันธมิตรและผู้ให้ทุนของมูลนิธิคีนันฯ จะมั่นใจได้ว่าเราไม่ได้แค่เพียงทำตามขั้นตอนต่าง ๆ ตามกฎหมายเท่านั้น แต่ยังทำตามความรู้ใหม่ๆ ของการบัญชีอีกด้วย

3. เทคโนโลยี (Technology)
การบริหารการเงินเป็นเรื่องที่ต้องมีความโปร่งใส ในทุกๆ ไตรมาสโครงการฯ จะเก็บรวบรวมและวิเคราะห์ข้อมูลทางการเงินที่มีความซับซ้อนและเต็มไปด้วยรายละเอียดปลีกย่อย รายงานต่อผู้ให้ทุนได้รับทราบ รวมถึงนำเสนอเรื่องดัชนีชี้วัดของโครงการที่สำคัญๆ โดยใช้ระบบซอฟต์แวร์ชั้นนำอย่าง Sage 300 เข้ามาช่วยในการบริหารข้อมูลทางบัญชีได้อย่างมีประสิทธิภาพ ระบบ Sage 300 ยังเป็นระบบที่มีการป้องกันและรักษาความปลอดภัยในระดับสูง รวมถึงความพร้อมในการรับมือกับการเจาะระบบ (Cyber Hacking) จึงมั่นใจได้ว่าระบบบัญชีของมูลนิธิคีนันฯ มีความปลอดภัยในการบริหารจัดการเรื่องข้อมูลทางการเงินของผู้ให้ทุน

4. การวางแผนการเงิน (Financial Planning)
การบริหารจัดการให้เงินทุนของพันธมิตรให้เกิดคุณค่ามากที่สุด คือการใช้เงินสดในมือ (Cash on hand) ให้เกิดประโชน์สูงสุด มูลนิธิคีนันฯ ร่วมมือกับธนาคารพันธมิตรในการรักษาอัตราดอกเบี้ยสำหรับเงินทุนที่ฝากอยู่ในธนาคาร และได้มอบผลตอบแทนกลับไปยังโครงการฯ เพื่อเพิ่มผลประโยชน์แก่ผู้ให้ทุนและผู้รับผลประโยชน์ นอกจากนี้มูลนิธิคีนันฯ ยังได้ร่วมมือกับผู้ให้ทุนและพันธมิตรจากหลากหลายประเทศ ได้แก่ สหรัฐอเมริกา ญี่ปุ่น ออสเตรเลีย และสวิสเซอร์แลนด์ โดยเฉพาะในโครงการ Chevron Enjoy Science ที่เกิดจากการร่วมงานกันของผู้เชี่ยวชาญจากทั่วโลก ได้ดำเนินกิจกรรมผ่านหลายสกุลเงิน มูลนิธิคีนันฯ จึงบริหารเงินจากบัญชีเงินฝาก (ในสกุลเงินต่าง ๆ ทั้งดอลลาร์ บาท และสกุลเงินอื่น ๆ) เพื่อลดความเสี่ยงทางการเงิน

5. ความโปร่งใส (Transparency)
มูลนิธิคีนันฯ ทำงานร่วมกับบริษัทตรวจสอบบัญชีชั้นนำระดับโลกอย่าง KPMG และ PricewaterhouseCoopers (PwC) ในการตรวจสอบด้านการเงิน และนำเสนอข้อมูลทางการเงิน ในรายงานประจำปี ซึ่งผู้ให้ทุนและผู้รับผลประโยชน์สามารถตรวจสอบได้ แม้ว่าการตรวจสอบบัญชีจะเป็นการวิเคราะห์ตัวเลข แต่สำหรับมูลนิธิคีนันฯ แล้ว การตรวจสอบบัญชีเป็นเรื่องของความซื่อสัตย์และความโปร่งใส

ทุกอย่างที่มูลนิธิคีนันฯ ทำ คือการบริหารความไว้วางใจที่ผู้สนับสนุนเงินทุนมอบให้ ในท้ายที่สุดภารกิจหลักของเรา คือการทำให้เงินสนับสนุนจากพันธมิตรเกิดคุณค่าสูงสุด และควบคุมให้เงินทุนต่างๆให้ไปถึงผู้ได้รับผลประโยชน์อย่างคุ้มค่าและยั่งยืน

Kenan Asia

แสดงความคิดเห็นของท่าน

อีเมลของคุณจะไม่แสดงให้คนอื่นเห็น ช่องข้อมูลจำเป็นถูกทำเครื่องหมาย *